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ERP-Einführung: Kosten und Dauer

Wir geben Ihnen einen Überblick welche Aufwendungen entstehen, wo Kostentreiber versteckt sind und in welchem budgetären sowie zeitlichen Rahmen ein ERP-Projekt verlaufen kann.
    
 

Wie viel kostet und wie lange dauert eine ERP-Implementierung?

Die Kostenabschätzung ist für Unternehmen, die mit dem Gedenken spielen ein ERP einzuführen, sehr wichtig. Die Kostenfrage lässt sich allerdings nicht auf die Schnelle beantworten. Hintergrund ist, dass ein ERP-System in vielen verschiedenen Ausprägungen vorliegt: Von Open Source und kommerziellen ERPs, bis zu Branchenlösungen mit unterschiedlichsten Funktionen. Hinzukommt, dass interne Aufwendungen selbst für das Unternehmen selbst meist schwer zu kalkulieren und abzuschätzen sind.

Als ERP-Anbieter möchten wir Ihnen dennoch versuchen einen Überblick zu geben, welche Kosten bei einer ERP-Implementierung anfallen.

Übersicht der anfallenden Kosten

  • Interne Ressourcen vor und während der Projektlaufzeit (ERP Validierung, Implementierung und Projektbegleitung)
  • Mögliche Lizenzkosten oder Mietkosten für das ERP-System
  • Anschaffung notwendiger Hardware
  • Dienstleistungskosten des ERP-Anbieters für die Implementierung und Betreuung
  • Mögliche Finanzierungskosten

Lizenzkosten für SAP Business One berechnen

Mit der Einführung eines ERP-Systems enden allerdings nicht die Aufwendungen, die hierfür erbracht werden müssen. Es fallen weitere, zukünftige Kosten für Support und Wartung an. Die Wartungskosten sind meist vom Anbieter über einen Servicevertrag festgeschrieben. Kosten für individuelle Anpassungen aufgrund neuer Anforderungen aus dem Unternehmen sind im Vorfeld meist schwer abzuschätzen und werden je nach Anbieter individuell angeboten.

Kosten bei der ERP-Implementierung

Externe Kosten für ein ERP-System

Da die Anforderungen an ein ERP so vielfältig sind wie die Unternehmen selbst, stehen die Kosten dafür meist in Korrelation zum Funktionsumfang: Angefangen bei einem klassischen Warenwirtschaftssystem, dass in einem Kleinst-Unternehmen benötigt wird, bis zu einem vollumfänglichen, komplexen ERP-System für internationale Konzerne.

Können die Unternehmensprozesse nicht über den vorhandenen Standard-Funktionsumfang des ERP-Systems abgebildet werden, ist ein so genanntes „Customizing“, eine individuelle Anpassung, notwendig. Der Kostenaufwand hierfür ist abhängig von der Art der Anpassung und deren Komplexität. Während kleine Anpassungen, wie beispielsweise die Definition von Pflichtfeldern oder das Verifizieren von Feldinhalten, mit wenigen Arbeitsstunden für den ERP-Anbieter zu bewerkstelligen sind, zählen individuell programmierte Anwendungen innerhalb des ERP-System zu den kostspieligeren Anpassungen.

Ob ein Customizing tatsächlich für die unternehmerischen Prozesse notwendig ist oder ob dies nicht Anlass für ein Change-Management im Prozessablauf gibt, muss individuell bewertet werden. Umso weniger Anpassungsbedarf am ERP-System anfällt, desto geringer belaufen sich die aktuellen sowie zukünftigen Kosten, z.B. bei Updates. 
Neben dem Funktionsumfang basieren die Kosten ebenfalls auf der Installationsgröße, das heißt die Anzahl an Benutzer, die im System arbeiten sollen.

Funktionsumfang SAP Business One

Kostenfaktoren:
1. Funktionsumfang 
2. Useranzahl

Der Einsatz von Open Source ERP-Systemen ist in seiner Kostenstruktur stark anbieterabhängig und kann daher nicht weiter ausgeführt werden. Weitere Erläuterungen im Speziellen zu Open-Source-Lösungen haben wir Ihnen zusammengefasst: ERP-Bereitstellungsmöglichkeiten.

Die Nutzung von professionellen ERP-Systemen wird über einen Lizenzerwerb oder über Mietkosten (Software-as-a-Service in der Cloud) berechnet. Nicht nur die Bereitstellung an sich (On-Premise bzw. On-Demand) ist sehr unterschiedlich, auch die Kostenstruktur unterscheidet sich deutlich.

Kosten bei On-Premise

Bei der On-Premise Nutzung handelt es sich um einen klassischen Lizenzerwerb für das ERP-System. Die Nutzung wird für eine festgelegte Anzahl an Benutzern erworben. Dabei fallen einmalige Investitionskosten zu Beginn der ERP-Nutzung an, welche sich über die Jahre amortisieren können. Darüber hinaus können bei der Bereitstellung über On-Premise Kosten für neue oder erweiterte Hardware anfallen. 

Kosten bei On-Demand

Bei einer System-Nutzung über die Cloud, wird das Nutzungsrecht am ERP-System nicht erworben, sondern gemietet. Das ERP wird in einer Cloud-Umgebung betrieben und über den Web-Browser allen Nutzern zur Verfügung gestellt. Die Nutzungskosten werden monatlich pro User bezahlt. Ein großer Vorteil besteht darin, dass im On-Demand-Modell einzelne Benutzer zum Ende der vereinbarten Mietzeit gekündigt werden können.
Gerade für kleine Unternehmen oder Start-ups ist diese Art der Bereitstellung sehr attraktiv, da keine hohen Einmalkosten anfallen und das zur Verfügung stehende Kapital in die eigentliche Produktentwicklung oder den Vertrieb investiert werden kann.

Ein weiterer essentieller Vorteil der Cloud ist, dass durch die online Bereitstellung Updates automatisiert eingespielt werden können und dadurch zeitintensive neue Migrationen entfallen.

Mehr über die Chancen und Risiken der Cloud

75 % der ERP-Projekte bleiben weitgehend im kalkulierten Budget.

Quelle: IT-Matchmaker

Kosteneinschätzung für die ERP-Implementierung

Nachdem Sie nun eine Übersicht möglicher externer Kostenfaktoren haben, bleibt vermutlich weiterhin die Frage nach einem konkreten Budgetrahmen. Diesen können wir aufgrund der aufgeführten Komplexität und Differenziertheit natürlich nichts ins Blaue schätzen, doch aus unserer Erfahrung können wir Ihnen folgende Szenarios für ein grobes Preisgefühl exemplarisch darstellen.

On-Premise, 8 User

Branche: Großhandel 
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung: 

34.000 €***

On-Premise, 36 User

Branche: Versandhandel
Standard-Funktionsumfang
Budgetrahmen* für die ERP-Implementierung:

110.000 €***

Cloud, 2 User

Branche: Start-up aus der Fertigung
SAP Business One Starter Package
Budgetrahmen** für die ERP-Implementierung:

5.000 €***, Dienstleistung, monatlich 198 €***

*Enthalten sind Kosten für Lizenzen und Dienstleistungen. **Enthalten sind die Kosten für Dienstleitung, Cloud und Softwarenutzung für 48 Monate. ***Diese Aussage über mögliche Kosten einer ERP-Implementierung stellen ein exemplarisches Beispiel dar und sind nicht verbindlich.


Eine unabhängige Kosteneinschätzung für die Anschaffung und den Betrieb einer ERP-Lösungen gibt die Studie auf IT-Matchmaker.

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Interne Kosten der ERP-Einführung

Nicht zu vernachlässigen sind auch die internen Kosten, die in Form von gebundenen Ressourcen anfallen. In vielen Projekten werden die erforderlichen Personal-Ressourcen leider unterschätzt. Denn von der Bewertung und der Auswahl des ERP-Systems, über die Erstellung eines Anforderungskatalog, die Abstimmung mit dem ERP-Anbieter bis zur kontinuierlichen Betreuung fallen zahlreiche Tätigkeiten für den Projektverantwortlichen an. 
Für die Einführung des ERP-Systems, mit dem damit verbundenen Change-Management, sind in kleinen Unternehmen aus unseren Erfahrungswerten ein bis zwei Personen für die erfolgreiche und zeitnahe Realisierung notwendig. Ist das ERP im Unternehmen implementiert, sollte auch weiterhin eine verantwortliche Person als Ansprechpartner intern sowie extern zum Anbieter festgelegt werden.
Neben ausreichend finanziellen Ressourcen sind daher personelle und fachliche Ressourcen für einen Projekterfolg essentiell. 

ERP-Projektkosten und -Projektdauer

Inwieweit diese internen Aufwendungen in das Gesamtbudget des ERP-Projekts eingerechnet werden ist unternehmensabhängig. Ebenso die Projektdauer bis zum live Betrieb des ERP-Systems: Von wenigen Arbeitstagen in Start-ups bis zum mehrmonatigen Projektverlauf, wenn sehr viele Individualanpassungen notwendig sind. Die Projektdauer wird dabei wiederum stark von den zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie der Entscheidungsfreiheit des verantwortlichen Projektleiters beeinflusst. 

Wie lange aus unserer Erfahrung die Einführung des ERP-Systems SAP Business One benötigt, erläutern wie Ihnen an zwei exemplarischen Fällen beim Ablauf der Implementierung.

Für eine konkretere Einschätzung Ihrer ERP-Projektdauer können Sie uns jederzeit ansprechen. Wir verfügen über Erfahrungswerte aus verschiedensten Branchen und stellen Ihnen auch gerne einen Referenz-Kontakt her.

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