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Open Source oder kommerzielles ERP-System?

ERP-Systeme sind als freie oder kommerzielle, kostenpflichtige Anwendungen verfügbar. Welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen, stellen wir vor.
    
 

Lizensiertes ERP-System oder offene ERP-Software

Die Notwendigkeit ein ERP einzusetzen hat vielfältige Beweggründe. Doch mit der Entscheidung ein ERP-System zu implementieren, stehen Sie als Unternehmen wiederum vor der Entscheidung, welche Art von ERP sinnvoll ist. Grundsätzlich lässt sich zwischen Open Source und lizensierten ERP-Systemen unterscheiden. 
 

Open Source ERP-Software

Der relevante Unterschied ist, dass bei Open-Source-Systemen der Quellcode frei zugänglich ist und damit selbstständig angepasst werden kann. Das erlaubt den Unternehmen, bei vorliegenden Programmierkenntnissen, eine sehr hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Systems.
Ein Abhängigkeitsverhältnis zu einem Anbieter oder Dienstleister ist meist nicht vorhanden, da die Software frei eingesetzt werden kann und häufig kein Lizenzvertrag eingegangen wird. Dennoch wird das System von einer Community betreut und gegebenenfalls auch weiterentwickelt, wodurch nichtsdestotrotz eine latente Abhängigkeit bleibt. 

Der Grundgedanke einer Open-Source-Anwendung ist, dass zunächst keine Kosten, wie im Vergleich zu Lizenz- oder Mietkosten bei kommerziellen ERP-Systemen, anfallen. Indirekt sind im Unternehmen allerdings Aufwendungen in der IT-Abteilung gebunden. Denn der Vorteil der Flexibilität durch die Eigenentwicklung des Systems bindet fachliche sowie zeitliche Ressourcen. Sind diese Kapazitäten nicht verfügbar, werden externe Servicedienstleitungen notwendig. 

Die Wartung der freien ERP-Software wird von der Community übernommen und teilweise auch über Unternehmen gesponsert. Unter den Anbietern von Open Source ERP-Systemen ist es dennoch auch üblich Wartungs- oder Supportgebühren zu fordern. In diesem Rahmen wird häufig ein einzuhaltender Funktionsumfang sowie eine Ausfallsicherheit garantiert.


Kommerzielle, lizensierte ERP-Systeme

In der zweiten Variante, einem kommerziellen ERP-System, werden durch Lizenzgebühren Nutzungsrechte erworben. Moderne ERP-Systeme können auch über die Cloud betrieben werden, sodass lediglich Mietkosten für die tatsächliche Nutzung anfallen.
Da der Quellcode in diesem ERP-System nicht verfügbar ist, enthält es bereits von Grund auf einen weitreichenderen Funktionsumfang. Anpassungen, so genanntes Customizing, ist meist in geringem Umfang nötig, da zum einen standardisierte Best Practice Prozesse und zum anderen definierte Branchenlösungen vorliegen. Eine eigenständige Anpassung im Quellcode der ERP-Software ist in den meisten Fällen nicht möglich. 
Wie in der freien ERP-Lösung, fallen Wartungsgebühren und Aufwendungen für Schulungen oder Support an. 

Neben dem Quellcode liegt ein essentieller Unterschied bei der Nutzung des ERP-Systems. Lizensierte Systeme sind in ihrer Nutzung, das heißt in der Anzahl an Nutzer, die das System bedienen können, eingeschränkt. Meist fallen hier Gebühren für das Einrichten weiterer Nutzer an. 

Mit dem Lizenzerwerb eines ERP-Systems wird das Unternehmen einerseits abhängig vom Anbieter, kann aber andererseits auch die Leistungserfüllung einfordern: In Form eines ausfallsicheren ERPs, ebenso aber auch in rechtskonformen Prozessen, wie es beispielsweise in der Finanzbuchhaltung notwendig ist.
Mit der steigenden Komplexität unternehmerischer Aufgaben steigen auch die Anforderungen an das zugrundeliegende ERP-System. Diese beratungsintensive Dienstleistung sehen daher viele Unternehmer nicht mehr als reines Outsourcing. IT-Dienstleister werden, vor allem im Mittelstand, als langfristige Partner und Berater für die Prozessoptimierung im Unternehmen gesehen. (Quelle: SAP)

Direkter Vergleich: Open Source vs. Lizenzkauf

 Open-Source-ERPERP Lizenzerwerb
Anpassungsfähigkeitüber den Quellcodeüber den Anbieter
Nutzungunbegrenzte Useranzahlmit dem Erwerb definierte Anzahl, Erweiterung möglich
Funktionsumfangbegrenzt, Notwendigkeit der Eigenentwicklungumfangreich, standardisiert, teilweise branchenspezifisch
Customizingflexibel, selbstständignur über den Anbieter
Zeitaufwandhoch, aufgrund Eigenentwicklunggering, aufgrund von Outsourcing
Supporteingeschränkt über die Community oder selbstständiggarantiert durch Anbieter
SchulungsaufwandumfangreichVorkenntnisse möglich (neue Mitarbeiter)
Zukunftsfähigkeit & Weiterentwicklungabhängig von der Community und Unterstützerngarantiert durch Hersteller, vor allem bei großen Anbietern
Kostenaufwandinterne Kosten der Weiterentwicklung und Schulung. Ggf. ServicedienstleistungenLizenz- bzw. Mietkosten, ggf. Wartungs- und Supportkosten
Systemfunktionalität & Ausfallsicherheitabhängig von Communitygarantiert durch Anbieter

Fazit: ERP Open Source oder Lizenz

Der ERP-Markt bietet einen bunten Strauß an Open Source wie auch kommerziellen ERP-Systemen. Beide Formen haben Ihre Daseinsberechtigung und finden in der Praxis ihren Einsatz. Welches System sich für den praktischen Einsatz in Ihrem Unternehmen eignet, ist zunächst gar nicht abhängig vom gebotenen Funktionsumfang. 

Entscheidender ist vielmehr die zukünftige Betrachtung, denn im Durchschnitt ist ein ERP-System über 10 Jahre im Einsatz.

Die Wartung und vor allen Dingen Weiterentwicklung eines ERPs wird in Zeiten zunehmender Digitalisierung komplexer und aufwendiger: Die Einhaltung von gesetzlichen sowie finanzbuchhalterischen Anforderungen auf internationaler Ebene sowie innovative Entwicklungen, die die Kommunikation zwischen Maschine, Mensch und Dingen (Internet of Things) ermöglicht, sind zukünftig essentiell. Inwieweit eine Community diese Weiterentwicklungen gewährleisten kann, ist vor der ERP-Einführung gründlich abzuwägen.
Auf Nummer Sicher gehen Sie, wenn Sie die Weiterentwicklung nicht ausschließlich der Community überlassen, sondern auch selbst entsprechendes Know-how in Ihrer IT-Abteilung aufbauen. Möchten Sie diese fachlichen Ressourcen nicht dauerhaft im eigenen Unternehmen binden und sich stärker auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren, ist es ratsam eine langfristige Partnerschaft mit einem zuverlässigen und kompetenten Partner einzugehen. Durch die gestiegene Komplexität der technologischen Entwicklungen nimmt die Bedeutung von IT-Outsourcing kontinuierlich zu.

68% der IT-Verantwortlichen im Mittelstand sehen die Beziehung zu ihrem IT-Dienstleister als aufrichtige Partnerschaft und nicht nur als outgesourcten Support.

Quelle: SAP

Die Abhängigkeit von einer Community ist gleichzusetzen mit der Abhängigkeit zum ERP-Hersteller. Beim Hersteller können Sie allerdings das gegebene Leistungsversprechen aufgrund der vertraglichen Vereinbarung einfordern. Achten Sie darauf, dass sich der Hersteller die kontinuierliche und innovative Entwicklung seiner ERP-Produkte auf die Fahnen geschrieben hat. Werfen Sie einen Blick auf die Produkthistorie oder auf die vergangenen Updates und Patches: Wie häufig werden Sie veröffentlicht? Welche Anpassungen werden inhaltlich vorgenommen? 

Wohin sich Ihr Unternehmen langfristig entwickelt lässt sich zwar in einer Strategie skizzieren, wird dennoch meist von unserer Umwelt und deren externen Einflüssen neu eingefordert. Positionieren Sie sich mit Ihren Produkten stärker in einem Nischensegment oder bauen Sie sich eine Position auf internationalen Märkten auf? Ist es ausreichend Ihrem Produkt lediglich ein kontinuierliches Facelift zu geben oder erschließen Sie, gepaart mit innovativen Technologien, ganz neue Märkte? 
Der Weg eines Unternehmens ist meist nie geradlinig und stringent - ebensowenig starr sollte sich auch Ihr ERP-Produkt verhalten.

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