Einführung ERP-System: Kosten & Dauer

Inhalte auf einen Blick

• Übersicht der anfallenden Kosten
• Externe Kosten für ein ERP-System
• Kosten bei On-Premise & bei On-Demand
• Konkrete Kostenschätzungen 
• Interne Kosten der ERP-Einführung
• ERP-Projektkosten und -Projektdauer

Da die Anforderungen an ein ERP so vielfältig sind wie die Unternehmen selbst, stehen die Kosten dafür in Korrelation zum Funktionsumfang: Angefangen bei einem klassischen Warenwirtschaftssystem, dass in einem Kleinst-Unternehmen benötigt wird, bis zu einem vollumfänglichen, komplexen ERP für internationale Konzerne.

Können die Unternehmensprozesse nicht über den vorhandenen Standard-Funktionsumfang des ERP-Systems abgebildet werden, ist ein so genanntes „Customizing“, eine individuelle Anpassung, notwendig. Der Kostenaufwand hierfür ist abhängig von der Art der Anpassung und deren Komplexität. Während kleine Anpassungen, wie beispielsweise die Definition von Pflichtfelder oder das Verifizieren von Feldinhalten, mit wenigen Arbeitsstunden für den ERP-Anbieter zu bewerkstelligen sind, zählen individuell programmierte Anwendungen innerhalb des ERP-System zu den kostspieligeren Anpassungen.

Ob ein Customizing tatsächlich für die unternehmerischen Prozesse notwendig ist oder ob dies nicht Anlass für ein Change-Management im Prozessablauf gibt, muss individuell bewertet werden. Umso weniger Anpassungsbedarf am ERP-System anfällt, desto geringer belaufen sich die aktuellen sowie zukünftigen Kosten, z.B. bei Updates. 
Neben dem Funktionsumfang basieren die Kosten ebenfalls auf der Installationsgröße, das heißt die Anzahl an Benutzer, die im System arbeiten sollen.

Der Einsatz von Open Source ERP-Systemen ist in seiner Kostenstruktur stark anbieterabhängig und kann daher nicht weiter ausgeführt werden. Weitere Erläuterungen im Speziellen zu Open-Source-Lösungen haben wir Ihnen zusammengefasst: ERP-Bereitstellungsmöglichkeiten.

Die Nutzung von professionellen ERP-Systemen wird über einen Lizenzerwerb oder über Mietkosten berechnet. Nicht nur die Bereitstellung an sich (On-Premise bzw. On-Demand) ist sehr unterschiedlich, auch die Kostenstruktur unterscheidet sich deutlich.

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Bei der On-Premise Nutzung handelt es sich um einen klassischen Lizenzerwerb für das ERP-System. Die Nutzung wird für eine festgelegte Anzahl an Benutzern erworben. Dabei fallen einmalige Investitionskosten zu Beginn der ERP-Nutzung an, welche sich über die Jahre amortisieren können. Darüber hinaus können bei der Bereitstellung über On-Premise Kosten für neue oder erweiterte Hardware anfallen. Über die technischen Systemvoraussetzungen für SAP Business One informieren wir Sie gerne im Detail: Jetzt anfragen

Bei einer System-Nutzung über die Cloud, wird das Nutzungsrecht am ERP-System nicht erworben, sondern gemietet. Das ERP wird in einer Cloud-Umgebung betrieben und über den Web-Browser allen Nutzern zur Verfügung gestellt. Die Nutzungskosten werden monatlich pro User bezahlt. Ein großer Vorteil besteht darin, dass im On-Demand-Modell einzelne Benutzer zum Ende der vereinbarten Mietzeit gekündigt werden können.
Gerade für kleine Unternehmen oder Start-ups ist diese Art der Bereitstellung sehr attraktiv, da keine hohen Einmalkosten anfallen und das zur Verfügung stehende Kapital in die eigentliche Produktentwicklung oder den Vertrieb investiert werden kann.
Ein weiterer essentieller Vorteil der Cloud ist, dass durch die online Bereitstellung Updates automatisiert eingespielt werden können und dadurch zeitintensive neue Migrationen entfallen.

Nachdem Sie nun eine Übersicht möglicher externer Kostenfaktoren haben, bleibt vermutlich weiterhin die Frage nach einem konkreten Budgetrahmen. Diesen können wir aufgrund der aufgeführten Komplexität und Differenziertheit natürlich nichts ins Blaue schätzen, doch aus unserer Erfahrung können wir Ihnen folgende Szenarios für ein grobes Preisgefühl exemplarisch darstellen.

^{* Enthalten sind Kosten für Lizenzen und Dienstleistungen. ** Enthalten sind die Kosten für Dienstleitung, Cloud und Softwarenutzung für 48 Monate. *** Diese Aussage über mögliche Kosten einer ERP-Implementierung stellen ein exemplarisches Beispiel dar und sind nicht verbindlich.}

Für die angegebenen User stehen unterschiedliche User-Arten zur Verfügung, die sich im Funktionsumfang sowie den Lizenzkosten unterscheiden.

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Nicht zu vernachlässigen sind auch die internen Kosten, die in Form von gebundenen Ressourcen anfallen. In vielen Projekten werden die erforderlichen Personal-Ressourcen leider unterschätzt. Denn von der Bewertung und der Auswahl des ERP-Systems, über die Erstellung eines Anforderungskatalog, die Abstimmung mit dem ERP-Anbieter bis zur kontinuierlichen Betreuung, fallen zahlreiche Tätigkeiten für den Projektverantwortlichen an. 
Für die Einführung des ERP-Systems, mit dem damit verbundenen Change-Management, sind in kleinen Unternehmen aus unseren Erfahrungswerten ein bis zwei Personen für die erfolgreiche und zeitnahe Realisierung notwendig. Ist das ERP im Unternehmen implementiert, sollte weiterhin eine verantwortliche Person als Ansprechpartner intern sowie extern zum Anbieter festgelegt werden.
Neben ausreichend finanziellen Ressourcen sind daher personelle und fachliche Ressourcen für einen Projekterfolg essentiell. 

Inwieweit diese internen Aufwendungen in das Gesamtbudget des ERP-Projekts eingerechnet werden ist unternehmensabhängig. Ebenso die Projektdauer bis zum live Betrieb des ERP-Systems: Von wenigen Arbeitstagen in Start-ups bis zum mehrmonatigen Projektverlauf, wenn sehr viele Individualanpassungen notwendig sind. Die Projektdauer wird dabei wiederum stark von den zur Verfügung stehenden Ressourcen sowie der Entscheidungsfreiheit des Projektleiters beeinflusst. 

Wie lange aus unserer Erfahrung die Einführung des ERP-Systems SAP Business One benötigt, erläutern wie Ihnen an zwei exemplarischen Fällen beim Ablauf der Implementierung.

Für eine konkretere Einschätzung Ihrer ERP-Projektdauer können Sie uns jederzeit ansprechen. Wir verfügen über Erfahrungswerte aus verschiedensten Branchen und stellen Ihnen auch gerne einen Referenz-Kontakt her. Zum Kontaktformular

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