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Phase 4: Finalisierung

In dieser Phase der SAP-Implementierung werden die Mitarbeiter anwendungsbezogen geschult und die Delta-Daten aus dem Alt-System übernommen, sodass das System für den Produktivstart vorbereitet ist.
    
 

Zielsetzung: Letzte Vorbereitungen zum Produktivstart von SAP

Ziel dieser vorletzten Phase ist es, die Mitarbeiter ideal auf den Live-Betrieb vorzubereiten: Sie werden geschult und die jeweiligen bereichsspezifischen Prozesse durchgespielt. Die Arbeitserleichterung mit SAP Business One wird dadurch aufgezeigt und die Akzeptanz sowie die Nutzung zum Produktivstart gestärkt. Am Ende dieser Phase geben Sie uns die finale Freigabe zum Go-live von SAP Business One.

To-dos in der Finalisierungsphase

  • Schulung und Training der User im gesamten Unternehmen
  • Finales Testing durch die User

Schulung der End-Nutzer in SAP Business One

Der Übergang von der Umsetzungsphase in die Phase der Finalisierung verläuft meist fließend. Im Anschluss an die Schulung der Key-User erfolgt zeitnah die Schulung der Mitarbeiter. Die Schulungen sowie interaktive Trainings erfolgen teils durch uns als Anbieter, teils je nach Abstimmung auch unternehmensintern durch die Key-User.

Für die Anwender werden vorgefertigte, praxisnahe Test-Szenarien zur Verfügung gestellt, anhand derer das System, die Funktionsweise sowie die Benutzeroberfläche im Allgemeinen erläutert werden. Die bereichsspezifischen Prozesse, häufig auch neu eingeführte Prozess-Schritte, werden in der Testumgebung unter Realbedingungen durchgespielt.

Je nachdem wie intensiv die Umsetzungsphase genutzt wurde, folgen nach dieser abschließenden Testphase mit den Endnutzern kleinere Anpassungen im System. Die Funktionstests sollten allerdings durch die Key-User entsprechend durchgeführt worden sein, sodass lediglich noch ein Feintuning stattfindet. Die Auswahl und Anzahl der Key-User sowie deren Engagement in den vorangegangenen Phasen, wirkt sich hier nun aus und hat einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Projektlaufzeit.

Wechsel zum Produktivsystem

Nachdem die Endnutzer in SAP Business One eingewiesen wurden, findet keine weitere Anwendung der Alt-Systeme statt. Aus diesen werden lediglich noch die Delta-Daten übernommen (die Daten, die zwischen der Übernahme der Stammdaten und dem Produktivstart im Alt-System angelegt wurden). Anschließend wird das Alt-System nur noch zu Informationszwecken verwendet.

Ein Systemwechsel kann zu jedem Zeitpunkt stattfinden. Um höheren Aufwand zu vermeiden, wird oftmals der Übergang in ein neues Geschäftsjahr gewählt, sodass die Inventurdaten bereits vorliegen und keine weitere unterjährige Inventur notwendig wird. 
Entsprechend werden die Salden aus der Bilanz, GuV oder Summen- und Saldenliste übernommen. Im Idealfall müssen nur noch wenige offene Belege und damit verbundene Bewegungsdaten aus dem Alt-System in SAP Business One übernommen werden, sodass der zeitliche Aufwand entsprechend gering bleibt.

Übersicht: Ablauf der SAP Implementierung

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Phase 5: Produktivstart
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