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Dokumenten Management System integriert in SAP Business One

Verwalten Sie Ihre Dokumente in einem System, digital und revisionssicher: über die Integration eines DMS in SAP Business One.
 

Zentrale Dokumentenverwaltung im ERP-System

Unternehmerische Entscheidungen der Geschäftsleitung werden zunehmend auf Grundlage elektronischer Dokumente und deren Daten getroffen. Das Risikomanagement hängt entscheidend davon ab, dass alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Dieses Vorhalten sämtlicher Informationen in digitaler Form, stellt dagegen vollkommen neue Anforderungen an ein Dokumentenmanagement. Die Notwendigkeit eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in ein ERP wird deutlich.

Da Dokumentenquellen sehr heterogen sein können, liegt die Stärke eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems in der Überwindung von hierarchisch organisierten und somit nicht flexiblen Ablagesystemen. In einem DMS setzen Sie Dokumente unterschiedlichen Ursprungs miteinander in sinnvolle Beziehungen und können Dokumente anhand verschiedener Suchkriterien auffinden. Dadurch sichten Sie nicht nur Informationen aus einzelnen Dokumenten, sondern auch komplexe informelle Zusammenhänge, mit denen die Einzeldokumente in logischer Verbindung stehen. 

Dokumentenverwaltung digitalisieren

Die Vorteile eines DMS integriert im ERP-System

  • Effizienz-Steigerung & Kosten-Minimierung: Zeitersparnis durch rasches Wiederauffinden von Dokumenten. Schnelle Durchlaufzeiten aufgrund der Dokumentenverwaltung ohne Medienwechsel, unterstützt durch eine integrierte Volltextsuche. 
  • Transparenz: Nicht nur Informationen aus einzelnen Dokumenten werden sichtbar, sondern auch komplexe informelle Zusammenhänge, mit denen die Einzeldokumente in logischer Verbindung stehen.
  • Zugriffs-Garantie: Standortübergreifend, bei geringen Bandbreiten und auch für mobile Endgeräte.
  • Sicherheit: Kennzeichnung von steuerlich relevanten Dokumenten sowie den Aufbewahrungsfristen. Revisionssichere Versionierung, die den Anforderungen des HGBs sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme entspricht.

Vorbereitungen vor der DMS Implementierung

Wenn die technische Implementierung beginnt, sollten im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden:

  • Welche Dateien müssen als Originaldokumente rechtssicher archiviert und vor nachträglichen Änderungen geschützt werden? 
  • Welche Dateien sollen unter welchen Suchbegriffen später auffindbar sein? 
  • Wer benötigt auf welche Dokumente Zugriff? 
  • Für welche Dokumente muss der Zugriff aus Gründen des Datenschutzes oder aus anderen Gründen besonders restriktiv gehandhabt werden?

 

lobodms Schnittstelle zu SAP Business One

In der Standardversion von SAP Business One können bereits Dokumente unterschiedlichster Art an verschiedene Objekte (z.B. Stammdaten oder Belege) angehängt werden. Mit der Digitalisierung werden allerdings zunehmend digitale Prozesse eingefordert, die über den Standard von SAP Business One hinausgehen. Da wir die Notwendigkeit und die Forderung nach einer solchen digitalen Dokumentenarchivierung erkannt haben, arbeiten wir mit der DM Dokumenten Management GmbH zusammen. Ihr Produkt lobodms ist ein vollumfängliches Dokumentenmanagement-System, dass revisionssicher ist, Workflows unterstützt und eine hohe Flexibilität durch seine Skalierbarkeit aufweist. Durch ein plattformübergreifendes Zusammenspiel stehen den Benutzern in SAP Business One alle, in lobodms hinterlegten, Dokumente zur Verfügung. 

Überblick zur Schnittstelle lobodms an SAP Business One

Kontakt

Tel +49 751 36344-100
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