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Einkauf in SAP Business One

Die unterschiedlichen Bereiche im Beschaffungsmanagement, von der Materialbedarfsplanung, der Lieferantenanfrage bis hin zum Wareneingang werden in SAP Business One effizient miteinander verknüpft.
    
 

Bestellungen, Retouren & Lieferantenmanagement im ERP-System

SAP Business One kann durchaus als ein beschaffungsorientiertes Warenwirtschaftssystem gesehen werden, denn das Beschaffungsmanagement stellt eine Kernfunktion im ERP dar. Abgedeckt werden Einkaufsplanung, Lieferantenauswahl und Bestellabwicklung sowie die Begleichung von Lieferantenrechnungen. Sodass Sie Ihre Einkaufsaktivitäten automatisieren, standardisieren und folglich effizienter gestalten können.

Beschaffungsprozesse automatisieren

Mit dieser Funktion zur Unterstützung Ihrer Beschaffungsaktivitäten integrieren Sie den gesamten Einkaufsprozess: Von der Materialbedarfsplanung, der Auftragserstellung über die Bestandsaktualisierungen bis hin zur Rechnungsbegleichung. 

Für die Materialbedarfsplanung (Material Requirement Planning, kurz MRP) stellt Ihnen SAP Business One einen Dispositionsassistenten zur Verfügung, der bereits vordefinierte Szenarien abbildet. Auf Basis dieser konfigurierbaren Szenarien wählen Sie zunächst die zu berücksichtigenden Lager aus. Im zweiten Schritt hinterlegen Sie die Datenquellen sowie Belege aus Einkauf und Verkauf, die der Berechnung zugrundegelegt werden sollen. Da sämtliche Daten, wie z.B. Mindest- und Maximalbestände aus der Lagerverwaltung sowie der Auftragseingänge, im System hinterlegt sind, wird Ihnen in wenigen Schritten eine transparente Materialbedarfsplanung ermittelt. Aufbauend auf diesem Dispositionslauf können Bestellungen, Lieferantenanfragen oder Produktionsaufträge angelegt werden.

Durch die zentral im System verwalteten Stammdaten können Bestellungen einfach erstellt und direkt aus der Anwendung an den Lieferanten gesendet werden. Um sicherzustellen, dass zum gewünschten Lieferzeitpunkt, die richtigen Waren, in ausreichender Menge, am richtigen Lager vorhanden sind, können Sie in SAP Business One die Bestellungen auch aus Kundenaufträgen erstellen. Dabei können verschiedene Währungen und Artikelkategorien (Rohstoffe, Dienstleistungen, Handelsware)  sowie vordefinierte Preislisten oder Lieferantenrabatte ausgewählt werden. Darüber hinaus sind Konsignationsbestellungen, Streckenbestellungen sowie mehrstufige Stücklisten möglich. 
 

Beschaffungsmanagement in SAP Business One

Einkaufsplanung in SAP Business One ab Minute 0:10

Retouren und Sonderausgaben abwickeln

Das ERP unterstützt darüber hinaus die häufigsten Abwicklungsprozesse für Rücksendungen und Sonderausgaben bzw. Nebenkosten. Mit der Retourenfunktion können Sie Artikel oder Dienstleistungen an den Lieferanten zurücksenden. Die erforderlichen Anpassungen Ihres Bestands sowie Ihres Kreditorensaldos für den entsprechenden Lieferanten werden vom System automatisch vorgenommen. Die Lösung bezieht darüber hinaus zusätzliche Ausgaben wie beispielsweise Versand- und Bearbeitungskosten, Versicherungen sowie Gebühren mit ein.

Interne Bestellanforderungen

Mit dieser Funktion erstellen Sie Bestellanforderungen als Vorstufe des Beschaffungsprozesses. Ihre Lagerverwaltung meldet beispielsweise, dass verschiedene Bestände nicht mehr ausreichend vorhanden sind. Darauf können Sie mit Hilfe von vordefinierten Prozessen einfach eine Bestellung über die Ware und der benötigten Menge aufgeben. Sämtliche interne Bestellungen werden zentral gesammelt, verwaltet und können deshalb leicht ausgewertet sowie gebündelt werden. Zudem unterstützt das Tool verschiedene Genehmigungsverfahren bevor eine Bestellanforderung abgeschickt wird.

Lieferantenanfragen bearbeiten

Mit dem Erstellungsassistenten für Lieferantenanfragen können Sie für den gleichen Beschaffungsprozess mehrere Anfragen für verschiedene Lieferanten erstellen.
Zudem ermöglicht Ihnen der Lieferantenanfragebeleg detaillierte Anfragen: Sie können deren Bedingungen in diesem Beleg erfassen und einen Bericht erzeugen, um daraus das beste Angebot zu ermitteln. Die von den Lieferanten genannten Bedingungen wie Preise, Lieferdatum und Menge werden im Beleg erfasst. Mit Hilfe des integrierten Reportings kann der wirtschaftlichste Lieferant ausgewählt und der Folgeprozess angestossen werden.

Einkäufer bei der Planung am Tablet

Stammdaten zentral verwalten

Das Stammdaten-Management ist ein Eckpfeiler der Prozessintegration in SAP Business One. Artikel- und Lieferantenstammsätze werden zentral im System verwaltet und in alle relevanten Geschäftsvorgänge integriert. Artikelstammdaten können auf Bestand, Einkauf und Verkaufspositionen sowie auf Anlagevermögen angewendet werden. Sie enthalten alle Informationen, die Sie für einen effizienten Einkaufsprozess benötigen. Außerdem können Sie mit der grafischen Einkaufsanalyse direkt im Stammdatenfenster eine Übersicht über Lieferantenaktivitäten erhalten. Für Prüf- und Analysezwecke werden alle Belege, die während eines bestimmten Einkaufsprozesses angelegt wurden, in der Beleghistorie erfasst und verknüpft. So haben Sie immer einen Überblick über die Preisentwicklung Ihrer Einkaufsartikel bei den jeweiligen Lieferanten.

Lagerverwaltung und Rechnungswesen integrieren

Die Integration des Einkaufs erfolgt nahtlos, transparent und in Echtzeit. Bei einer Wareneingangsbuchung wird für eine Auftragsposition der Lagerbestand automatisch aktualisiert und der Lagerverwalter über das erwartete Lieferdatum informiert. Wenn Sie eine Lieferantenrechnung erhalten, können Sie automatisch eine Kreditorenrechnung anhand einer Bestellung oder eines Wareneingangs erstellen. Die zugehörigen Kreditoren- und Aufwandskonten werden aktualisiert, die Zahlungsbedingungen eingetragen und die Fälligkeitstermine berechnet. Über die Funktion „Verknüpfte Belege" haben Sie jederzeit einen transparenten Überblick über die Belegkette.

Leistungsfähiges Reporting und KPIs in Echtzeit

Schaffen Sie jederzeit Transparenz mit den Reporting-Tools: Profitieren Sie von Dashboards, die Übersichten über Lieferantenleistungen, Bestellungen, kumulierte Jahreseinkäufe, offene Aufträge, Lieferungen oder über Verbindlichkeiten liefern. Legen Sie detaillierte Beschaffungsberichte an, zum Beispiel Fälligkeits- und Einkaufsanalysen.
Die zahlreichen Vorlagen ermöglichen Ihnen ein rasches Erstellen von Einkaufsberichten. Mit wenigen Klicks legen Sie interaktive Analysen an und haben über ein individualisierbares Dashboard jederzeit eine transparente Sicht auf Ihr Beschaffungsmanagement. 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie SAP Business One Ihre Einkaufsabteilung und Ihre Lieferkette unterstützen kann, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

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Wichtige Funktionen für Ihr Beschaffungsmanagement

  • Einkaufsplanung
  • Materialbedarfsplanung
  • Bestellwesen 
  • EDI (Elektronischer Datenaustausch)
  • Retourenmanagement
  • Lieferantenanfrage-Management
  • Genehmigungsverfahren
  • Integration von Lagerverwaltung und Rechnungswesen

Gesamter Funktionsumfang von SAP Business One