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Dokumentenmanagement-System

Verwalten Sie Ihre Dokumente in einem System, digital und revisionssicher, über die Integration von lobodms an SAP Business One.
    
 

Zentrale Dokumentenverwaltung im ERP

Unternehmerische Entscheidungen der Geschäftsleitung werden zunehmend auf Grundlage elektronischer Dokumente und deren Daten getroffen. Das Risikomanagement hängt entscheidend davon ab, dass alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind. Dieses Vorhalten sämtlicher Informationen in digitaler Form, stellt dagegen vollkommen neue Anforderungen an ein Dokumentenmanagement. Die Notwendigkeit eines integrierten Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in ein ERP wird deutlich.

Da Dokumentenquellen sehr heterogen sein können, liegt die Stärke eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems in der Überwindung von hierarchisch organisierten und somit nicht flexiblen Ablagesystemen. In einem DMS setzen Sie Dokumente unterschiedlichen Ursprungs miteinander in sinnvolle Beziehungen und können Dokumente anhand verschiedener Suchkriterien auffinden. Dadurch sichten Sie nicht nur Informationen aus einzelnen Dokumenten, sondern auch komplexe informelle Zusammenhänge, mit denen die Einzeldokumente in logischer Verbindung stehen. 

 

Dokumentenmanagement in SAP Business One

In der Standardversion von SAP Business One können bereits Dokumente unterschiedlichster Art an verschiedene Objekte (z.B. Stammdaten oder Belege) angehängt werden. Mit der Digitalisierung werden allerdings zunehmend digitale Prozesse eingefordert, die über den Standard von SAP Business One hinausgehen. Da wir die Notwendigkeit und die Forderung nach einer solchen digitalen Dokumentenarchivierung erkannt haben, arbeiten wir seit vielen Jahren mit unserem Partner DM Dokumenten Management GmbH zusammen. Ihr Produkt lobodms ist ein vollumfängliches Dokumentenmanagement-System, dass revisionssicher ist, Workflows unterstützt und eine hohe Flexibilität durch seine Skalierbarkeit aufweist. 

Durch ein plattformübergreifendes Zusammenspiel stehen den Benutzern in SAP Business One alle, in lobodms hinterlegten, Dokumente zur Verfügung. Eine intuitive Bedienung im gewohnten Systemumfeld ist dabei gewährleistet und löst eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern aus. Nur so kann eine effiziente Prozessoptimierung über alle Abteilungen hinweg sichergestellt werden.

Dokumentenmanagement in SAP Business One

Funktionsumfang von lobodms im Überblick

Das Dokumentenmanagement-System ist flexibel skalierbar und bietet umfangreichste Funktionalitäten, die je nach Lösungspaket enthalten sind. Detaillierte Informationen finden Sie auf der Produktdarstellung von lobodms.

  • Check In / Out
    Während der Bearbeitung sind die Dokumente für andere Nutzer gesperrt und stehen nur lesend zur Verfügung. Dabei kann ausgewählt werden, ob das Dokument in einer neuen Version gespeichert, weiterhin gesperrt oder die Änderungen verwerfen werden sollen.
     
  • Datenverwaltung
    Papierlose und gleichzeitig übersichtliche Verwaltung in der gewohnten ERP-Umgebung, ohne ein Systemwechsel, mit Standard-Schnittstellen zu Microsoft Office und E-Mail Programmen. Dynamische Bildung von Kundenakten, die sämtliche Informationen über die Suchfunktion schnell und einfach darstellen.
  • Dokumentenverwaltung
    Zuordnung sowie Referenzierung von Dokumenten. Ergänzung von Suchkriterien für kurze abteilungs- sowie systemübergreifende Suchwege (Volltextsuche). 
     
  • Versionierung
    Lückenlose Erfassung der Bearbeitungsschritte und damit revisions- sowie rechtssichere Dokumentenarchivierung. Über die Versionskontrolle ist ein transparentes Änderungsprotokoll verfügbar. Auf Vorgängerversionen kann zugegriffen werden.
     
  • Freigabemechanismen
    Workflows für die Bearbeitung von Anträgen, wie z.B. Investitions- oder Urlaubsanträge sowie Angebotsfreigaben.
     
  • E-Mail Archivierung
    E-Mails können sowohl direkt aus der Anwendung heraus, als auch server-basiert anhand vordefinierter Regeln archiviert werden. Verfügbar für Microsoft Exchange, als auch für Lotus Notes. 
     
  • Formularverwaltung
    Genehmigungs- bzw. Freigabeverfahren, Fristenüberwachung und automatisierte Weiterleitung sowie Benachrichtigung per E-Mail. 
     
  • Dokumentenimport
    Im Rahmen des Imports werden die zur Indexierung notwendigen Metadaten extrahiert und alle Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen in standardisierte Archivierungsformate konvertiert.
     
  • Urlaubsverwaltung
    Neben der Freigabeverwaltung können eingetragene Urlaubstage in einem globalen Kalender, öffentlich oder lokal, angezeigt werden.
     
  • Bildarchiv
    "EXIF" Bildinformationen können für die Indexierung herangezogen werden.
     
  • Personalarchiv
    Verwaltung sämtlicher mitarbeiterbezogener Dokumente. Die Zugriffsrechte können hierfür individuell definiert werden.
     
  • Vertragsarchiv
    Anlegen eines Vertrags über die Vorlagenverwaltung bzw. Scannen eines Vertrags. Integrierte Versionsverwaltung sowie Eingabe von Fristen, mit einer Erinnerungsfunktion für diese.
     
  • Suchfunktion
    Schnelles Auffinden von Informationen über die Volltextsuche, welche frei konfiguriert werden kann. Die Suchen sind dabei nicht auf Dokumentenklassen beschränkt.
Schnittstelle lobodms SAP Business One

Die Vorteile eines Dokumentenmanagements integriert in das ERP-System

  • Effizienz-Steigerung & Kosten-Minimierung: Zeitersparnis durch rasches Wiederauffinden von Dokumenten. Schnelle Durchlaufzeiten aufgrund der Dokumentenverwaltung ohne Medienwechsel, unterstützt durch eine integrierte Volltextsuche. 
  • Transparenz: Nicht nur Informationen aus einzelnen Dokumenten werden sichtbar, sondern auch komplexe informelle Zusammenhänge, mit denen die Einzeldokumente in logischer Verbindung stehen.
  • Zugriffs-Garantie: Standortübergreifend, bei geringen Bandbreiten und auch für mobile Endgeräte über die lobodms App für iOS sowie Android.
  • Sicherheit: Kennzeichnung von steuerlich relevanten Dokumenten sowie den Aufbewahrungsfristen. Revisionssichere Versionierung, die den Anforderungen des HGBs sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme entspricht.

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Vorbereitungen vor einer DMS-Implementierung

Wenn die tatsächliche technische Implementierung beginnt, sollten im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden:

  • Welche Dateien müssen als Originaldokumente rechtssicher archiviert und vor nachträglichen Änderungen geschützt werden? 
  • Welche Dateien sollen unter welchen Suchbegriffen später auffindbar sein? 
  • Wer benötigt auf welche Dokumente Zugriff? 
  • Für welche Dokumente muss der Zugriff aus Gründen des Datenschutzes oder aus anderen Gründen besonders restriktiv gehandhabt werden?

Sie möchten mehr erfahren, über die Voraussetzungen bei der Einführung von lobodms? Dann sprechen Sie uns gerne an!

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