ERP-Einführung: Die 9 wichtigsten Erfolgsfaktoren

Inhalte auf einen Blick

• Erfolgsfaktoren vor der ERP-Implementierung
• Vorbereitungen im Unternehmen
• Erfolgsfaktoren während der ERP-Einführung
• Wie Sie im Unternehmen zum Erfolg der ERP-Einführung beitragen

Erfolgsfaktoren vor der ERP-Implementierung

Ein substanzieller Erfolgsfaktor ist die fachliche Kompetenz, die der ERP-Anbieter in Form von spezifischer Branchenerfahrung, fundierten Kenntnissen in betriebliche Geschäftsprozesse sowie die langjährige Erfahrung mit dem ERP-Produkt selbst aufbringen sollte. Umso größer der Erfahrungsschatz über betriebliche Abläufe sowie über das ERP und dessen Funktionsmöglichkeiten ist, umso effizienter erfolgt die so genannte Business Blueprint Phase. In dieser Phase der ERP-Einführung werden die Geschäftsprozesse auf die Funktionen im ERP projiziert. 
Im Unternehmen selbst sind die Prozesse meist aus dem Geschäftsbetrieb heraus gewachsen. Bringt der ERP-Anbieter umfangreiche Erfahrungswerte aus der Branche mit, kann er im Unternehmen beratend zur Seite stehen und so gemeinsam mit Ihnen die Prozesse aufnehmen und ggf. neu definieren. 

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Neben diesen fachlichen Kompetenzen wirken sich auch methodische Kompetenzen auf den Projekterfolg aus. Die langjährige Erfahrung bei der Einführung, ebenso wie eine hohe Empathie und ein Verständnis für Geschäftsmodelle zahlen sich aus. Holen Sie sich Referenzmeinungen ein oder fragen Sie nach einem gemeinsamen Referenzbesuch und machen Sie sich so ein eigenes Bild über die Kompetenzen des Anbieters. Ein erster Termin gibt Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, den Anbieter persönlich kennenzulernen und eine erste Vorauswahl auf zwischenmenschlicher Ebene zu treffen. 

Gehen Sie mit einer klaren Zielformulierung in das ERP-Projekt. Definieren Sie die Ziele in enger Abstimmung mit der Geschäfts- oder Bereichsleitung, sodass von Projektbeginn an eine gemeinsam festgeschriebene Zielsetzung vorliegt.

Auch wenn Sie einen externen ERP-Anbieter oder sogar Berater hinzuziehen, benötigt die Einführung eines neuen ERP-Systems Zeit und Ressourcen. Nachdem die Zielsetzung definiert ist, können auf Basis dessen die Verantwortlichkeiten bei der ERP-Implementierung geklärt und entsprechende in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass eine ERP-Einführung, die neben dem laufenden Tagesgeschäft untergebracht werden muss, eine häufig unterschätzte Mehrbelastung für die Mitarbeiter bedeutet.

Um sich fachlich mit Ihrem ERP-Anbieter abzustimmen, müssen Sie zunächst Ihr Geschäftsmodell sowie die dahinterliegenden Geschäftsprozesse kennen und vor allen Dingen bewerten.
Analysieren Sie Ihre Ablauf- und Aufbauorganisation: 

• Welche Prozesse liegen vor und müssen im ERP abgebildet werden? 
• Welche Abläufe sollten in diesem Zuge angepasst werden?
• Wo sind gänzlich neue Prozesse notwendig?

Ein Anforderungskatalog kann Sie darin unterstützen und dient gleichzeitig als Grundlage für die Anfrage bei ERP-Anbietern. 

Die Einführung eines ERP-Systems birgt zwangsweise Veränderungen: Durch ein neues bzw. anderes System oder durch sogar neu definierte Prozesse. Nicht zu vernachlässigen ist daher ein frühzeitiges, aktives Change-Management im Unternehmen zu starten. Eine Veränderungsbereitschaft muss von der Geschäftsleitung (bei der Definition Ihrer Projektziele) bis zu den Mitarbeitern aufgebaut werden. 

Eine gute Projektvorbereitung ist die halbe Miete. Die zweite Hälfte erfolgt während der Projektlaufzeit, zu dessen Erfolg beide Parteien gleichermaßen beitragen. Anbieterseitig sollten Sie auf folgende Punkte Wert legen:

• Professionelles Projektmanagement in Form von kontinuierlichem Monitoring der Zeitplanung und Zieldefinition

• Regelmäßige Qualitätsabnahmen 

• Projektdokumentation 

• Offene und kooperative Zusammenarbeit

• Gründliche sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise 

• Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Ansprechpartner

• Pädagogische Kompetenzen zur Wissensvermittlung (Schulungen und Trainings)

Ablauf einer SAP Implementierung durch Columbus Systems

• Bereitstellung von Ressourcen
  Zeitlich wie fachlich müssen während der ERP-Einführung auch unternehmensintern ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um die definierten Projektziele zu erreichen.

• Aktives Change-Management
  Professionell und im Zeitplan eingeführt ist obsolet, sofern nicht die Mitarbeiter die ERP-Software auch akzeptieren und nutzen wollen. Beginnen Sie daher mit einer frühzeitigen Aufklärung und Sen­si­bi­li­sie­rung der Mitarbeiter für das Thema.

• Realisierung so nahe wie möglich am ERP-Standard
  Natürlich sollte ein ERP-System Ihre Geschäftsprozesse so konkret wie möglich abdecken. Vergleichen Sie daher bei der Auswahl auch Branchenlösungen, die im Standardumfang die Anforderungen einer Branche aufgreifen und abbilden. Denn umso weniger individuelle Anpassungen Sie im System vornehmen, umso weniger Zeit- und Kostenaufwand werden für nachgelagerte Updates benötigt.
• Ausgiebiges und gründliches Testing der projizierten Prozesse im ERP
  Sind Ihre Geschäftsabläufe im ERP-System abgebildet, vernachlässigen Sie nicht die nachgelagerte Testphase. Umso intensiver und umfangreicher diese genutzt wird, umso weniger Aufwand folgt in der Produktivphase. Gleichen Sie die Prozesse mit den definierten Zielprozessen zu Projektbeginn ab und lassen Sie die Nutzer diese auf Ihren praktischen Einsatz hin prüfen. Das Engagement der Nutzer korreliert hier wiederum mit einem effektiven Change-Management. 
• Interaktive Zusammenarbeit und aktives Projektmanagement
  Binden Sie die Projektverantwortlichen in regelmäßige Statusmeetings mit ein. Fordern Sie die Darstellung des Projektfortschritts und gleichen Sie diesen mit der definierten Ziel- und Zeitplanung ab. Je nach Projektgröße und -bedeutung kann auch ein Lenkungsausschuss mit dem ERP-Anbieter sinnvoll sein. Stellen Sie sicher, dass eine enge Abstimmung und Kommunikation sowie eine offene Zusammenarbeit mit dem Anbieter erfolgt.