Die erfolgreiche Einführung eines neuen ERP-Systems, ist das allgemein gültige Ziel eines jeden ERP-Projekts. Doch welche Faktoren spielen vor und während der Implementierung tatsächlich eine bedeutende Rolle für den Erfolg? Sowohl auf Anbieter- wie auf Unternehmensseite müssen Aspekte hierfür berücksichtigt werden.
Ein substanzieller Erfolgsfaktor ist die fachliche Kompetenz, die der ERP-Anbieter in Form von spezifischer Branchenerfahrung, fundierten Kenntnissen in betriebliche Geschäftsprozesse sowie die langjährige Erfahrung mit dem ERP-Produkt selbst aufbringen sollte. Umso größer der Erfahrungsschatz über betriebliche Abläufe sowie über das ERP und dessen Funktionsmöglichkeiten ist, umso effizienter erfolgt die so genannte Business Blueprint Phase. In dieser Phase der ERP-Einführung werden die Geschäftsprozesse auf die Funktionen im ERP projiziert.
Im Unternehmen selbst sind die Prozesse meist aus dem Geschäftsbetrieb heraus gewachsen. Bringt der ERP-Anbieter umfangreiche Erfahrungswerte aus der Branche mit, kann er im Unternehmen beratend zur Seite stehen und so gemeinsam mit Ihnen die Prozesse aufnehmen und ggf. neu definieren.
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Neben diesen fachlichen Kompetenzen wirken sich auch methodische Kompetenzen auf den Projekterfolg aus. Die langjährige Erfahrung bei der Einführung, ebenso wie eine hohe Empathie und ein Verständnis für Geschäftsmodelle zahlen sich aus. Holen Sie sich Referenzmeinungen ein oder fragen Sie nach einem gemeinsamen Referenzbesuch und machen Sie sich so ein eigenes Bild über die Kompetenzen des Anbieters. Ein erster Termin gibt Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, den Anbieter persönlich kennenzulernen und eine erste Vorauswahl auf zwischenmenschlicher Ebene zu treffen.
Gehen Sie mit einer klaren Zielformulierung in das ERP-Projekt. Definieren Sie die Ziele in enger Abstimmung mit der Geschäfts- oder Bereichsleitung, sodass von Projektbeginn an eine gemeinsam festgeschriebene Zielsetzung vorliegt.
Auch wenn Sie einen externen ERP-Anbieter oder sogar Berater hinzuziehen, benötigt die Einführung eines neuen ERP-Systems Zeit und Ressourcen. Nachdem die Zielsetzung definiert ist, können auf Basis dessen die Verantwortlichkeiten bei der ERP-Implementierung geklärt und entsprechende in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass eine ERP-Einführung, die neben dem laufenden Tagesgeschäft untergebracht werden muss, eine häufig unterschätzte Mehrbelastung für die Mitarbeiter bedeutet.
Um sich fachlich mit Ihrem ERP-Anbieter abzustimmen, müssen Sie zunächst Ihr Geschäftsmodell sowie die dahinterliegenden Geschäftsprozesse kennen und vor allen Dingen bewerten.
Analysieren Sie Ihre Ablauf- und Aufbauorganisation:
Ein Anforderungskatalog kann Sie darin unterstützen und dient gleichzeitig als Grundlage für die Anfrage bei ERP-Anbietern.
Die Einführung eines ERP-Systems birgt zwangsweise Veränderungen: Durch ein neues bzw. anderes System oder durch sogar neu definierte Prozesse. Nicht zu vernachlässigen ist daher ein frühzeitiges, aktives Change-Management im Unternehmen zu starten. Eine Veränderungsbereitschaft muss von der Geschäftsleitung (bei der Definition Ihrer Projektziele) bis zu den Mitarbeitern aufgebaut werden.
Eine gute Projektvorbereitung ist die halbe Miete. Die zweite Hälfte erfolgt während der Projektlaufzeit, zu dessen Erfolg beide Parteien gleichermaßen beitragen. Anbieterseitig sollten Sie auf folgende Punkte Wert legen:
Professionelles Projektmanagement in Form von kontinuierlichem Monitoring der Zeitplanung und Zieldefinition
Regelmäßige Qualitätsabnahmen
Projektdokumentation
Offene und kooperative Zusammenarbeit
Gründliche sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Ansprechpartner
Pädagogische Kompetenzen zur Wissensvermittlung (Schulungen und Trainings)
Ablauf einer SAP Implementierung durch Columbus Systems
Bereitstellung von Ressourcen
Zeitlich wie fachlich müssen während der ERP-Einführung auch unternehmensintern ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um die definierten Projektziele zu erreichen.
Aktives Change-Management
Professionell und im Zeitplan eingeführt ist obsolet, sofern nicht die Mitarbeiter die ERP-Software auch akzeptieren und nutzen wollen. Beginnen Sie daher mit einer frühzeitigen Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für das Thema.
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