So gelingt eine erfolgreiche ERP-Einführung

Verschiedene Faktoren tragen sowohl anbieter- wie auch unternehmensseitig zu dem Erfolg einer ERP-Implementierung bei.

Mit einem ERP-System zum Erfolg

Die erfolgreiche Einführung eines neuen ERP-Systems - in time und in budget, ist das allgemein gültige Ziel eines jeden ERP-Projekts. Doch welche Faktoren spielen vor und während der Implementierung tatsächlich eine bedeutende Rolle für den Erfolg? Sowohl auf Anbieter- wie auch auf Unternehmensseite müssen Aspekte hierfür berücksichtigt werden. 

Erfolgsfaktoren vor der ERP-Implementierung:

Ein substanzieller Erfolgsfaktor ist die fachliche Kompetenz, die der ERP-Anbieter in Form von spezifischer Branchenerfahrung, fundierten Kenntnissen in betriebliche Geschäftsprozesse sowie die langjährige Erfahrung mit dem ERP-Produkt selbst aufbringen sollte. Umso größer der Erfahrungsschatz über betriebliche Abläufe sowie über das ERP und dessen Funktionsmöglichkeiten ist, umso effizienter erfolgt die so genannte Business Blueprint Phase. In dieser Phase der ERP-Einführung werden die Geschäftsprozesse auf die Funktionen im ERP projiziert.

Im Unternehmen selbst sind die Prozesse meist aus dem Geschäftsbetrieb herausgewachsen. Bringt der ERP-Anbieter umfangreiche Erfahrungswerte aus der Branche mit, kann er im Unternehmen beratend zur Seite stehen und so gemeinsam mit Ihnen die Prozesse aufnehmen und ggf. neu definieren.

Bei integrierten ERP-Systemen wie SAP Business One oder SAP Business ByDesign, mit einer integrierten Finanzbuchhaltung, sind darüber hinaus finanzbuchhalterische Kenntnisse des ERP-Anbieters elementar wichtig.

Auf welche Punkte Sie bei der Wahl Ihres ERP-Anbieters Wert legen sollten:

  • Professionelles Projektmanagement in Form von kontinuierlichem Monitoring der Zeitplanung und Zieldefinition
  • Regelmäßige Qualitätsabnahmen
  • Projektdokumentation
  • Offene und kooperative Zusammenarbeit
  • Gründliche sowie verantwortungsbewusste Arbeitsweise
  • Verfügbarkeit und Erreichbarkeit der Ansprechpartner
  • Pädagogische Kompetenzen zur Wissensvermittlung (Schulungen und Trainings)
  • Verständnis und Kenntnis der Prozesse in Ihrem Unternehmen
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Die optimale Vorbereitung im Unternehmen

Gehen Sie mit einer klaren Zielformulierung in das ERP-Projekt. Definieren Sie die Ziele in enger Abstimmung mit der Geschäfts- oder Bereichsleitung, sodass von Projektbeginn an, eine gemeinsame festgeschriebene Zielsetzung vorliegt.

Auch wenn Sie einen externen ERP-Anbieter oder sogar Berater hinzuziehen, benötigt die Einführung eines neuen ERP-Systems Zeit und Ressourcen. Nachdem die Zielsetzung definiert ist, können auf Basis dessen die Verantwortlichkeiten bei der ERP-Implementierung geklärt und entsprechende in der Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Beachten Sie, dass eine ERP-Einführung, die neben dem laufenden Tagesgeschäft untergebracht werden muss, eine häufig unterschätzte Mehrbelastung für die Mitarbeiter bedeutet.

Um sich fachlich mit Ihrem ERP-Anbieter abzustimmen, müssen Sie zunächst Ihr Geschäftsmodell sowie die dahinterliegenden Geschäftsprozesse kennen und vor allen Dingen bewerten. Analysieren Sie Ihre Ablauf- und Aufbauorganisation:

  • Welche Prozesse liegen vor und müssen im ERP abgebildet werden?
  • Welche Abläufe sollten in diesem Zuge angepasst werden?
  • Wo sind gänzlich neue Prozesse notwendig?

Ein Anforderungskatalog kann Sie darin unterstützen und dient gleichzeitig als Grundlage für die Anfrage bei ERP-Anbietern.

ERP-Checkliste zum Download
Die Checkliste für Ihre ERP-Auswahl. Erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Faktoren die Sie bei der Wahl eines ERP-Systems beachten sollten
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Was Unternehmen zum Erfolg des ERP-Systems beitragen können

Zeitlich wie fachlich müssen während der ERP-Einführung auch unternehmensintern ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um die definierten Ziele im Projekt zu erreichen

Ein häufig vernachlässigter aber sehr entscheidender Punkt für den Erfolg des ERP-Systems im Unternehmen ist die Akzeptanz der neuen Software bei den Mitarbeitern und Führungskräften. 

Natürlich sollte ein ERP-System Ihre Geschäftsprozesse so konkret wie möglich abdecken. Vergleichen Sie daher bei der Auswahl auch Branchenlösungen, die im Standardumfang die Anforderungen einer Branche aufgreifen und abbilden. Denn umso weniger individuelle Anpassungen Sie im System vornehmen, umso weniger Zeit- und Kostenaufwand werden für nachgelagerte Updates benötigt.

Nach Abbildung der Geschäftsabläufe im ERP-System steht die Testphase an. Umso intensiver und umfangreicher diese genutzt wird, umso weniger Aufwand folgt in der Produktivphase. Gleichen Sie die Prozesse mit den definierten Zielprozessen zu Projektbeginn ab und lassen Sie die Nutzer diese auf Ihren praktischen Einsatz hin prüfen. Das Engagement der Anwender ist hier wiederum abhängig von einem effektiven Change-Management.

Für die erfolgreiche Projektumsetzung ist eine enge Abstimmung und vertrauensvolle Kommunikation entscheidend. Binden Sie die Projektverantwortlichen in regelmäßige Statusmeetings mit ein. Fordern Sie die Darstellung des Projektfortschritts und gleichen Sie diesen mit der definierten Ziel- und Zeitplanung ab. Je nach Projektgröße und -bedeutung kann auch ein Lenkungsausschuss mit dem ERP-Anbieter sinnvoll sein.

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