In Deutschland werden elektronische Rechnungen im B2B Bereich für Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zukünftig verpflichtend sein. Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen immer in elektronischer Form versendet und empfangen werden. Die E-Rechnungen müssen zudem in einer standardisierten und strukturierten Form erstellt werden. Geschäftsprozesse sollen so vereinfacht und effizienter werden. Voraussichtlich ab dem 1. Januar 2025 werden die ersten Umsetzungen verpflichtend. Unternehmen müssen sich nun auf die Umstellung auf elektronische Rechnungen einstellen.
Hintergrund: ViDA-Initiative
Im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) plant die EU-Kommission die Einführung eines Meldesystems für elektronische Rechnungen. So sollen zum einen Prozesse beschleunigt werden, so dass Informationen über Umsatzsteuerflüsse schneller zur Verfügung stehen. Zum anderen möchte man Umsatzsteuerbetrug entgegenwirken. Die Einführung soll voraussichtlich erst bis 2028 für alle EU-Mitgliedsstaaten erfolgen.
Geplante Änderungen im Überblick:
Auf dieser Basis hat die deutsche Bundesregierung die Einführung einer E-Invoice Pflicht beschlossen. Die Verpflichtung soll in Deutschland bereits teilweise ab 2025 zu tragen kommen. Die Umsetzungen werden dabei stufenweise verpflichtend, um insbesondere kleineren und mittelständischen Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. So gilt nach aktuellem Stand des Wachstumschancengesetzes, welches am 17.11.2023 verabschiedet wurde, Folgendes:
- Ab 1.1.2025
Grundlegende Verpflichtung zur E-Rechnung. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können. - Bis Ende 2026
Unternehmen im B2B-Bereich dürfen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem alten Format ausstellen. - Bis Ende 2027
Die Frist zu Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen wird für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Es ist Unternehmen erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen. - Ab 1.1.2028:
Ab diesem Jahr sind alle Anforderungen an die elektronischen Rechnungen verpflichtend umzusetzen.
Wie bereiten sich Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor?
Klar ist, Unternehmen sind aufgefordert, ihre Buchhaltungssysteme zukünftig entsprechend anzupassen und sich auf die neue digitale Abrechnungsweise frühzeitig vorzubereiten. Vor diesem Hintergrund sollten sich Unternehmen mit den geplanten Änderungen eine baldige Auseinandersetzung und Änderung vornehmen.
Welche Schritte müssen Unternehmen nun gehen, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?
- Prüfung der eigenen bestehenden Prozesse:
Unternehmen sollten ihre bestehenden Rechnungsprozesse darauf prüfen, ob sie den zukünftigen Anforderungen entsprechen.
- Einplanung von Zeit und Ressourcen für die Umstellung:
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen kann, abhängig von den bestehenden Gegebenheiten, Zeit und Ressourcen erfordern. Daher ist es ratsam, diese frühzeitig einzuplanen.
- Einführung oder Anpassung eines Systems zur digitalen Rechnungsverarbeitung:
Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, ein Rechnungsverarbeitungssystem einzuführen oder das bestehende System an die neuen Anforderungen anzupassen.
- Schulung der Mitarbeiter:
Damit die neuen Prozesse effektiv umgesetzt werden können, sollten die Mitarbeiter entsprechend geschult werden.
Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Zugleich bietet die Umstellung für die Unternehmen auch Chancen, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten.
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