Rollen und Verantwortlichkeiten im ERP-Projekt – wer macht was?

ERP-Projekte scheitern selten an der Technik – sondern an unklaren Zuständigkeiten. Wer entscheidet bei Zielkonflikten? Wer ist verantwortlich für Datenmigration, wer dokumentiert Fortschritte?

Gerade in mittelständischen Unternehmen ist die Rollenverteilung oft unscharf. Fachabteilungen, IT, externe Berater und Geschäftsleitung verfolgen eigene Prioritäten – und die interne Projektleitung steht dazwischen. Sie soll das Projekt steuern, Entscheidungen vorbereiten und trotzdem das Tagesgeschäft am Laufen halten.

Die Folge: Meetings werden länger, Entscheidungen zäher, Aufgaben bleiben liegen. Und schnell entsteht das Gefühl, dass das Projekt „irgendwie läuft“, aber niemand genau weiß, wer woran arbeitet.

Dabei gilt: Je klarer die Rollen, desto schneller die Entscheidungen. Eine saubere Verantwortlichkeitsstruktur entlastet alle Beteiligten, schafft Transparenz und vermeidet unnötige Konflikte. Denn ein erfolgreiches ERP-Projekt braucht nicht mehr Kontrolle – sondern klare Orientierung und Vertrauen in die Zuständigkeiten.

„Mir wurde schnell klar, dass es nicht darum geht, alles selbst zu erledigen. Das Wissen ist viel zu stark verteilt. Man muss dafür sorgen, dass alle ihr Wissen mit einbringen und ihren Teil rechtzeitig liefern.“
Adrian Hellenthal, Geschäftsführer, Prolana GmbH

Trotz sorgfältiger Planung geraten ERP-Projekte immer wieder ins Stocken – meist nicht wegen technischer Schwierigkeiten, sondern wegen menschlicher und organisatorischer Faktoren. Wenn Verantwortlichkeiten unklar bleiben, zieht sich das Projekt, weil niemand weiß, wer Entscheidungen treffen oder Aufgaben freigeben darf.

Ein klassisches Beispiel: Die IT-Abteilung und der externe Partner arbeiten beide an der Datenmigration – doch keiner hat das letzte Wort, welche Felder übernommen oder bereinigt werden müssen. Das führt zu endlosen Abstimmungsschleifen. Auch in der Prozessgestaltung entstehen oft Reibungspunkte: Fachbereiche möchten „ihre“ Abläufe erhalten, während der Implementierungspartner Standardprozesse empfiehlt. Hier hilft nur eines – eine klare Entscheidung durch den Lenkungsausschuss.

„Die Experten von Columbus Systems wissen, worauf es ankommt: das fängt bei der sauberen Datenaufbereitung an und hört bei der Prozessdefinition noch lange nicht auf. Auch das persönliche Miteinander auf Augenhöhe trug maßgeblich zum Projekterfolg bei.“
Lukas Maier, Project Management, Hectronic

Ein weiteres Problemfeld ist die Kommunikation. Wenn Statusberichte fehlen oder nur sporadisch stattfinden, verliert das Team das Vertrauen in den Fortschritt. Informationen versanden in E-Mails, To-dos bleiben unsichtbar. Projekte, die keine zentral gepflegte Aufgabenübersicht haben, entwickeln sich schnell zu Black Boxes – besonders dann, wenn Personen krankheitsbedingt ausfallen oder Abteilungen parallel mehrere Themen bearbeiten.

Und schließlich die Prioritätenfrage: Viele interne Projektleiter kämpfen damit, dass das ERP-Projekt „neben dem Tagesgeschäft“ laufen muss. Wenn Key-User zu wenig Zeit haben, werden Tests verschoben, Schulungen verkürzt oder Freigaben vertagt. Das summiert sich zu Verzögerungen, die in keiner Projektplanung stehen – aber den Zeitplan massiv beeinflussen.

„Columbus Systems hat uns immer wieder geholfen, den roten Faden zu behalten. Klare Aufgabenverteilung, klare Roadmap – und Unterstützung zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen gebracht - ohne das Tagesgeschäft lahmzulegen.“
Adrian Hellenthal, Geschäftsführer, Prolana GmbH

Klarheit ist kein Zufallsprodukt – sie entsteht durch Struktur, Kommunikation und Verbindlichkeit. In ERP-Projekten, in denen verschiedene Abteilungen, externe Partner und Hierarchieebenen zusammenarbeiten, ist Transparenz der entscheidende Erfolgsfaktor.

Ein einfaches, aber wirksames Mittel ist ein Projektsteckbrief, in dem alle Rollen und Aufgaben kurz beschrieben sind. Wer diesen Steckbrief gemeinsam im Kick-off-Workshop erarbeitet, legt damit die Basis für reibungslose Zusammenarbeit. Wichtig: Das Dokument muss leben – es darf nicht in der Ablage verschwinden, sondern sollte regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich Zuständigkeiten ändern.

Darauf aufbauend empfehlen wir, pro Phase (z. B. Projektvorbereitung, Konzeption, Realisierung, Go-Live) festzuhalten, wer verantwortlich, wer unterstützend und wer entscheidungsbefugt ist. Eine RACI-Matrix schafft hier Übersicht. Sie ist ein im Projektmanagement etabliertes Werkzeug zur Klärung von Verantwortlichkeiten, wobei die vier Buchstaben R, A, C und I für je eine Rolle stehen. Diese Rollen sind Responsible (ausführend), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert). Durch die eindeutige Zuordnung dieser Rollen zu jeder Projektaufgabe werden Kommunikationslücken geschlossen und Doppelarbeit vermieden. Sie hilft nicht nur der internen Projektleitung, sondern auch externen Partnern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Ein gut funktionierender Lenkungsausschuss ist ebenfalls unverzichtbar. Er sorgt dafür, dass Entscheidungen schnell und verbindlich getroffen werden. Bei Columbus Systems erleben wir, dass Teams mit aktivem Lenkungsausschuss im Schnitt bis zu 25 % weniger Zeit für Abstimmungen benötigen. Wichtig ist, dass dieser Ausschuss nicht nur auf dem Papier existiert, sondern in regelmäßigen Intervallen tagt – idealerweise alle vier Wochen.

Kommunikation ist der zweite große Hebel. Legen Sie feste Austauschformate fest: ein wöchentlicher Jour fixe, kurze Statusmeldungen über Teams oder ein digitales Projektboard, das alle Aufgaben sichtbar macht. Sichtbarkeit ist Motivation – und verhindert, dass Arbeit untergeht.

Abschließend gilt: Transparenz schlägt Kontrolle. Wenn alle Beteiligten jederzeit wissen, woran gearbeitet wird und wo Unterstützung gebraucht wird, entsteht Vertrauen. Und dieses Vertrauen ist die Grundlage für ein erfolgreiches ERP-Projekt – nicht nur technisch, sondern menschlich.

Ein ERP-Projekt ist Teamarbeit – aber nur mit klaren Spielregeln. Wer Verantwortlichkeiten dokumentiert, Entscheidungswege klärt und einen Lenkungsausschuss etabliert, verhindert Reibungsverluste und beschleunigt den Projekterfolg.

Klar definierte Rollen schaffen Vertrauen – intern wie extern. Sie geben Orientierung, fördern Eigenverantwortung und schützen vor unnötiger Komplexität. Denn wenn jeder weiß, was von ihm erwartet wird, entsteht ein gemeinsames Verständnis: Wir ziehen an einem Strang.

Columbus Systems begleitet Unternehmen genau auf diesem Weg – mit praxiserprobten Modellen, klaren Kommunikationsstrukturen und einem Fokus auf Entlastung für die interne Projektleitung. Denn Klarheit ist kein Zufall – sie ist das Ergebnis guter Vorbereitung, transparenter Prozesse und eines starken Partners an Ihrer Seite.