KI für SAP Business One: Prozesse gezielt automatisieren

Viele Prozesse rund um SAP Business One sind noch von manueller Datenerfassung, Prüfungen und wiederkehrenden Auswertungen geprägt. Künstliche Intelligenz, kurz KI, kann diese Aufgaben gezielt unterstützen, Daten strukturieren und Abläufe vorbereiten.

Columbus Systems verbindet SAP-Know-how mit KI- und Integrationskompetenz. Gemeinsam mit mittelständischen Unternehmen identifizieren wir sinnvolle Anwendungsfälle und integrieren passende Lösungen in Ihre bestehenden Prozesse. 

KI wird für KMUs zum konkreten Effizienzthema: Laut IDC erwarten 51,7 % der befragten Unternehmen durch KI operative Verbesserungen und eine höhere Kundenzufriedenheit (Quelle: IDC Spotlight: Geschäftliche Agilität und Wachstum für KMU – durch moderne ERP-Systeme und Partnerinnovationen, Dezember 2025, www.sap.com).

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist vor allem dort sinnvoll, wo viele Informationen verarbeitet, Daten wiederholt übertragen oder Vorgänge regelmäßig geprüft werden. Für Unternehmen mit SAP Business One ergeben sich daraus mehrere konkrete Einsatzbereiche.

Dokumente und Belege verarbeiten

KI kann Inhalte aus E-Mails, PDF-Dateien und weiteren Dokumenten erkennen und für SAP Business One aufbereiten. Dazu gehören zum Beispiel Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Wareneingänge, Angebote und Verträge.

Daten prüfen und abgleichen

Wiederkehrende Prüfungen lassen sich durch KI gezielt unterstützen. Preise und Konditionen können geprüft, Bestellungen mit Auftragsbestätigungen verglichen oder Eingangsrechnungen mit Wareneingängen abgeglichen werden. Auch SAP-Belege und Kontoauszüge lassen sich auf Auffälligkeiten prüfen.

Daten auswerten und vorbereiten

KI kann vorhandene Unternehmensdaten auswerten, Importdaten bereinigen und Stammdaten vorbereiten. Dadurch lassen sich Vertriebs- und Unternehmensauswertungen, Bestandsanalysen oder Datenimporte effizienter umsetzen.

Prozesse gezielt vorbereiten

KI muss Prozesse nicht vollständig automatisieren. Häufig reicht es bereits, wenn sie Informationen erkennt, Vorschläge vorbereitet und unsichere Fälle zur Prüfung vorlegt. Mitarbeiter behalten die Kontrolle und werden gleichzeitig im Tagesgeschäft entlastet.

• Weniger manueller Aufwand: Automatisierte Prozessschritte, zum Beispiel die Auftragsvorbereitung aus E-Mails und PDF-Dateien, entlasten Ihr Team im Tagesgeschäft.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Vorgänge in Einkauf, Vertrieb, Logistik und Finanzmanagement können schneller geprüft, vorbereitet und weiterverarbeitet werden.
• Höhere Prozessqualität: KI unterstützt bei der Erkennung, Strukturierung und Prüfung von Daten. Das reduziert Übertragungsfehler und macht Abweichungen früher sichtbar.
• Bessere Nutzung vorhandener SAP-Daten: Informationen aus SAP Business One können gezielter ausgewertet, abgeglichen und für Entscheidungen genutzt werden.
• Zukunftssichere Digitalisierung: KI-Anwendungen werden in bestehende SAP-Prozesse integriert und können schrittweise an neue Anforderungen angepasst werden.

SAP entwickelt den Web Client von SAP Business One kontinuierlich weiter. Neben klassischen Berichts- und Analysefunktionen spielen dabei auch KI-gestützte Abfragen und AI-Funktionen wie „Ask AI“ eine zunehmende Rolle.

Bereits heute lassen sich Unternehmensdaten über benutzerdefinierte Abfragen, Kennzahlen und flexible Listenansichten auswerten. SAP plant darüber hinaus Funktionen, mit denen Nutzer ihren Informationsbedarf in natürlicher Sprache beschreiben können. Die KI soll daraus einen passenden Abfrageentwurf erstellen.

Der geplante Ablauf:

1. Der Nutzer beschreibt die benötigten Informationen.
2. Die KI erstellt einen Abfrageentwurf.
3. Die Abfrage kann geprüft und angepasst werden.
4. Die Ergebnisse werden in einer Listenansicht dargestellt.

Eine mögliche Frage lautet: „Zeige mir alle Artikel mit geringem Bestand und hohem Absatz in den vergangenen 3 Monaten.“ Mitarbeiter könnten dadurch schneller auf relevante Informationen zugreifen, ohne jede Abfrage vollständig manuell erstellen zu müssen.

Die genannten KI-Funktionen befinden sich teilweise noch in Planung. Verfügbarkeit und Funktionsumfang können sich im Rahmen der SAP-Produktentwicklung verändern

Neue Integrationswege prüfen

Mit dem Model Context Protocol, kurz MCP, etabliert sich ein offenes Protokoll, über das KI-Anwendungen kontrolliert mit externen Systemen, Datenquellen und Werkzeugen verbunden werden können. Für SAP Business One kann das perspektivisch interessant sein, wenn KI-Assistenten auf freigegebene Daten zugreifen, Abfragen vorbereiten oder Prozessschritte unterstützen sollen. 

Wir prüfen, welcher Integrationsweg zum jeweiligen Anwendungsfall passt – von vorhandenen SAP-Schnittstellen bis zu neuen Standards wie MCP. 

Als SAP Business One-Partner für den Mittelstand betrachten wir Künstliche Intelligenz nicht als isoliertes Werkzeug. Die Technologie muss zum Prozess, zur Datenbasis und zur vorhandenen Systemlandschaft passen.

SAP-Funktionen einordnen und implementieren

Wir prüfen, welche Analyse- und KI-Funktionen in Ihrer SAP-Business-One-Umgebung verfügbar sind und wie sie sinnvoll eingesetzt werden können.

Dazu gehören unter anderem:

• Prüfung der technischen Voraussetzungen
• Konfiguration geeigneter Funktionen
• Anpassung an vorhandene Prozesse
• Einrichtung von Berechtigungen
• Schulung der Anwender
• Begleitung des laufenden Betriebs

Geeignete KI-Anwendungsfälle identifizieren

Nicht jeder Prozess benötigt KI. Häufig lässt sich eine Aufgabe bereits durch eine vorhandene SAP-Funktion oder eine klassische Automatisierung lösen.

Gemeinsam prüfen wir:

• Wo entsteht besonders viel manueller Aufwand?
• Welche Aufgaben wiederholen sich?
• Wo liegen Informationen unstrukturiert vor?
• Welche Daten sind bereits in SAP Business One vorhanden?
• Wo entstehen Fehler, Medienbrüche oder Verzögerungen?
• Welche Entscheidungen müssen Mitarbeiter weiterhin treffen?

Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob KI einen konkreten Mehrwert bietet.

Individuelle KI-Anwendungen integrieren

Wir entwickeln derzeit eigene KI-gestützte Anwendungen, die SAP Business One gezielt ergänzen.

Der Schwerpunkt liegt auf Lösungen, die:

• Dokumente und E-Mails verarbeiten
• Daten erkennen und strukturieren
• Informationen mit SAP-Stammdaten abgleichen
• Belege vorbereiten
• Auffälligkeiten kennzeichnen
• Datenimporte und Auswertungen vereinfachen
• mehrere Prozessschritte miteinander verbinden

Funktionsumfang und Automatisierungsgrad richten sich nach den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. 

Ein konkreter Anwendungsfall, an dem wir derzeit arbeiten, ist die KI-gestützte Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen.

Bestellungen erreichen Unternehmen häufig per E-Mail oder als PDF-Datei. Mitarbeiter müssen Kunden, Artikel, Mengen und weitere Angaben erkennen und in SAP Business One übertragen.

Die Anwendung soll diesen Prozess unterstützen:

• Bestellungen werden aus einem definierten Postfach übernommen.
• E-Mail-Inhalte und PDF-Anhänge werden ausgelesen.
• Relevante Informationen werden erkannt und vereinheitlicht.
• Artikel und Geschäftspartner werden mit den SAP-Stammdaten abgeglichen.
• Eindeutige Ergebnisse werden zur Belegerstellung vorbereitet.
• Unsichere Fälle werden als Entwurf gespeichert oder zur Prüfung vorgelegt.

So können manuelle Eingaben reduziert, Bearbeitungszeiten verkürzt und Übertragungsfehler vermieden werden.

Das Lösungskonzept befindet sich derzeit in Entwicklung. Der endgültige Funktionsumfang richtet sich nach den technischen Erkenntnissen und den Anforderungen konkreter Kundenprojekte.

Weitere mögliche KI-Szenarien 

Neben der Bestellverarbeitung prüfen wir weitere Anwendungsfälle, bei denen Künstliche Intelligenz SAP Business One gezielt ergänzen kann. Dazu gehören beispielsweise: 

•  Lieferbestätigungen abgleichen:  Liefertermine, Preise und Mengen aus Auftragsbestätigungen erkennen und gegen Bestand, Bedarf oder geplante Verfügbarkeit prüfen.
•  Lieferantenanfragen verarbeiten:  Rückmeldungen von Lieferanten strukturieren, relevante Informationen übernehmen und Vorgänge in SAP Business One aktualisieren.
•  Kontoauszüge zuordnen:  Buchungstexte, Beträge und Referenzen analysieren und möglichen offenen Vorgängen zuordnen.
•  Stammdaten vorbereiten:  Artikel-, Kunden- oder Lieferantendaten aus vorhandenen Informationen ableiten, anreichern und zur Prüfung bereitstellen.